DIGIFILE Workflow® INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS.
Este sistema permite la gestión de los archivos físicos documentales de la entidad y controlar el ciclo vital de los documentos en los repositorios documentales:
- Archivo de Gestión (en las dependencias)
- Archivo Central
- Archivo Histórico
Se debe definir la Estructura Documental:
- Entidad Productora
- Unidades Productoras
- Series
- Subseries
- Tipos Documentales
- Llaves de Búsqueda
Adicionalmente se definen las Unidades de Almacenamiento Físico:
- Depósitos
- Estantes
- Entrepaños
- Cajas
- Archivadores
- Gavetas
- Cajas
Entonces se pueden definir:
- Cuadro de Clasificación Documental CCD
- Tabla de Retención Documental TRD en sus correspondientes versiones.
MAESTROS DOCUMENTALES.
Permite crear los Maestros Documentales existentes en los Archivos de Gestión y Archivo Central e Histórico. Pueden ser capturados manualmente o cargados masivamente mediante archivos Excel. La captura manual permite escanear directamente o adjuntar archivos por cada registro documental.
Los registros documentales están basados en el Formato Único de Inventario Documental FUID, conforme el Archivo General de la Nación AGN.
Los documentos pueden ser consultados conforme la Estructura Documental y las Unidades de Almacenamiento utilizadas en los FUIDs.
MOVIMIENTO DE INVENTARIO.
Los Objetos o Movimientos de Inventario Documental, se realizan entre funcionarios, entre dependencias, o entre dependencias y el Archivo Central. Específicamente son:
- Transferencias Primarias
- Transferencias Secundarias
- Descarte Documental
- Fusión y/o Supresión de Entidades y/o Dependencias
- Inventarios Individuales por Desvinculación
- Inventarios Individuales por Vinculación
- Inventarios Individuales por Traslado
- Valoración de Fondos Acumulados.
Para el manejo de Movimientos de Inventario, existen estas opciones:
- Crear Proceso FUID: permite crear una instancia de proceso por cada movimiento
- Ítems FUID: permite crear los registros de movimiento de inventario
- Plantilla Ítems FUIDs: genera la planilla en xls o pdf que soporta el movimiento
- Consulta Maestro FUID: reporta los detalles de los procesos de FUIDs realizados
- Filtro Documental FUID: reporta los registros FUIDs que según los períodos de retención en la TRD, aplican para realizar Transferencias.
