DIGIFILE Workflow® CORRESPONDENCIA RECIBIDA.
Permite radicar las “Comunicaciones Oficiales Recibidas”; el sistema permite adjuntar documentos electrónicos, escanear directamente en el browser e imprimir sticker.
Posteriormente se enruta la solicitud a los funcionarios (dependencias o grupos de trabajo), vinculados a la Comunicación Oficial; les notifica vía mail y agrega la actividad pertinente a la Bandeja de Trabajo de cada funcionario.
El sistema controla y notifica los tiempos de respuesta. Notifica los retardos y genera el documento de respuesta si así se desea, imprime el sticker de radicado de respuesta y notifica su entrega. Esto último, aplica si la comunicación es pertinente de respuesta.
DIGIFILE Workflow® CORRESPONDENCIA ENVIADA.
Permite a los funcionarios encargados de la gestión documental en las dependencias, radicar las “Comunicaciones Oficiales Envidadas” o “Correspondencia Enviada” por parte de la entidad. Al radicar, permite adjuntar documentos, escanear directamente con cualquier dispositivo de rastreo conectado e imprimir el sticker de radicado.
El sistema controla y notifica los tiempos de entrega o despacho de la comunicación. Así mismo notifica los retardos.
Genera los reportes estadísticos relacionados con la gestión, las planillas de recolección y está totalmente integrado a la gestión documental de la entidad.
DIGIFILE Workflow® CORRESPONDENCIA INTERNA.
Permite a funcionarios autorizados, radicar “Comunicaciones Oficiales Internas” o Memorandos.
El sistema verifica que el funcionario radicador sea el mismo remitente; si no es así, solicita la aprobación del remitente. Permite seleccionar destinatarios, sean ellos copiados o destinatarios directos, según el tipo: Memorando o Circular. También es posible adjuntar archivos.
El sistema genera el documento PDF con firma mecánica o digital, lo adjunta a la instancia de proceso y notifica vía email a todos los destinatarios, quienes pueden hacer acuse de recibido mediante el mail o en su bandeja de tareas.
El sistema controla los tiempos y notifica retardos.
