Es importante seleccionar un proceso misional, que tenga impacto en la organización.  Debe ser un proceso pequeño en término de actividades, fácil de entender y que involucre el máximo número de personas.  Los procesos complejos o muy robustos generan retrasos por las integraciones y resistencia en los actores del proceso por la intensa capacitación.   El objetivo es demostrar que la herramienta ayuda notablemente al funcionario, lejos de ser una nueva carga de trabajo.

Líder de Proceso: Es quien conoce en detalle el proceso; puede implementar el proceso.  Además puede hacer capacitación y documentación. 

Analista Técnico: Es quien provee la información sobre las tablas de datos e integraciones con terceros.  Además puede hacer capacitación y documentación.

Usuarios: Son los funcionarios que operan el sistema.

No.  A diferencia de otras herramientas complejas, DIGIFILE Workflow ® utiliza una metodología de lógica secuencial para implementar procesos.  Permite modelar y poner en producción procesos sin requerir conocimientos técnicos.  (BPMN – Bussines Process Model and Notation)

No.  A pesar que es deseable tener esta competencia, con la información técnica suministrada y los ejemplos presentados, es posible copiar, pegar y reemplazar fácilmente los nombres de tablas y campos.

Realmente todo es muy sencillo.  Se requiere de mayor atención al momento de configurar las integraciones con aplicaciones y con terceros, es decir, integraciones con tablas en el mismo modelo de datos e integraciones mediante web services.  Estas funcionalidades están suficientemente documentadas y poseen ejemplos o casos de uso fáciles de entender; por lo tanto no se requiere de un perfil técnico elevado, basta con copiar, pegar y reemplazar los nombres de tablas y campos, conforme el caso de uso pertinente.

Sí.  Es posible hacer Single Sign-On o Autenticación Única, utilizando la autenticación ya realizada en el equipo, mediante el Directorio Activo o LDAP.  Se requiere parametrizar en la opción de menú: Utilitarios / Configuración LDAP.

Sí.  Se puede modificar la apariencia a nivel de header y footer:  

• Header: Permite incluir una imagen, colocar traductor de idioma, opciones de accesibilidad, miga de opciones de menú, fecha, etc.
• Footer: Mediante un editor html y css, permite la información requerida. 

Sí.  Se ponen a disposición 3 web services que permiten:

1. Capturar una instancia de proceso; retorna el estado, # radicado y año.
2. Consultar las respuestas a una instancia de proceso
3. Insertar respuestas a una instancia de proceso; retorna el estado.

Sí.  Cero código.  Requiere la siguiente configuración:  

1. Crear la plantilla de Documento PDF 
2. Crear la plantilla de email
3. Asignar a la etapa el reporte con atributo de generación automática 
4. Lanzar el  email mediante un Timer (Alerta) en la misma etapa con un Disparador.

Sí.  En ambos casos se firman automáticamente el documento una vez el funcionario da respuesta a la etapa que tiene configurado la generación del pdf.

Si Ud. lo solicita se provee un ambiente de pruebas.  Posteriormente puede exportar e importar los procesos ya probados al ambiente de producción.

Debe diligenciar la siguiente información:

1. La Organización

• Dependencias
• Roles 
• Usuarios
• Roles de un Usuario 

2. El Proceso

• Editor de Proceso 
• Integración Web Services

3. Las Salidas

• Plantilla de Documento PDF
• Plantilla de Emails
• Editor de Informes

4. Las Alarmas

• Definición Alarmas

5. La Seguridad

• Acceso a Proceso por Usuario
• Acceso a Proceso por Rol
• Acceso a Reportes

Mediante la opción Utilitarios, se parametrizan variables de entorno del aplicativo, como el nombre de la entidad, el servidor de correo, políticas de seguridad, autenticación mediante directorio activo, consecutivos de radicación, etc.

Sí.  Nuestro Editor de Procesos.

Sí.  Puede copiar el proceso completo o solamente los parámetros del proceso a un nuevo proceso. Solo requiere:

1. Crear la definición del proceso nuevo mediante el Editor de Proceso, indicando los datos generales del proceso: Nombre, duración, etc.
2. Seleccionar opción de menú: Utilitarios / Copiar Proceso, e indicar el proceso origen y el proceso destino.

Una vez modelado un proceso, solo se requiere asignar la seguridad, es decir, asignar los usuarios o roles que pueden acceder al proceso, mediante opción en menú: Seguridad.  Mediante la opción de menú: Nueva Solicitud, se muestran los procesos con acceso al usuario autenticado en el sistema.

Son los formularios de captura de datos y los formularios de respuesta, que se generan automáticamente mediante los atributos de los parámetros de proceso.  Se generan a partir de la asignación de campos a las etapas de proceso en el Editor de Proceso.

1. Debe crear una nueva plantilla de documento, donde puede incluir imágenes, tablas, el texto requerido y referenciar los parámetros de proceso.  Pueden firmar hasta 3 funcionarios.
2. Debe asociar el reporte a una etapa de proceso, para que se genere y adjunte al proceso automáticamente. Esta función se llama Reportes Dinámicos.

1. Debe crear una nueva plantilla de email, donde puede incluir imágenes, tablas, el texto requerido y referenciar los parámetros de proceso.  Pueden incluir enlaces que interactúan con el proceso. Por ejemplo, llamar el formulario de respuesta.
2. Debe crear una alerta tipo email para esa plantilla asociada a la etapa pertinente.
3. Debe vincular esa alarma al proceso mediante la creación de un nuevo disparador.

Sí.  Mediante un enlace {{responder}} en la plantilla de email 

Cuando se crea un proceso (+) con el Editor de Procesos, se puede definir del tipo público, quedando accesible a cualquier usuario.  Si no es público, no se visible hasta tanto se otorgue acceso específico a usuarios o roles particulares, mediante opciones en menú: Seguridad.

1. Crear el informe mediante el Editor de Informes
2. Crear una opción de menú que llame dicho informe.
3. Asignar el rol para acceso a dicha opción de menú.  Cabe anotar que los funcionarios que pueden visualizar el informe, poseen el rol asignado a dicha opción de menú.

Mediante el Editor de Procesos, debe definir  la siguiente configuración :

1. 1. Crear proceso (generalidad)
   2. Definir parámetros
   3. Crear etapas 
   4. Crear flujo de proceso
   5. Crear arboles de decisión y reglas de negocio
   6. Asignar parámetros a etapas
   7. Crear reglas de reparto
   8. Asignar reglas de reparto a etapas

Sí.  Cualquier número de subprocesos.  Los parámetros del proceso y los parámetros de subprocesos se pueden referenciar entre sí (parent-child).

Sí.  Se pueden modelar compuertas and y or.  Simplemente debe indicar la etapa donde “Abre bifurcación”, y hacia cuales etapas (cualquier número).  Posteriormente definir la etapa que “Cierra bifurcación”, las etapas inmediatamente anteriores a esta y su condición de obligatoriedad de ejecución (and o or).

El objetivo de conectarse a una tabla es traer datos o actualizarlos.

1. Para traer datos, por ejemplo el nombre de usuario a partir de su Id, se debe definir un descriptor al parámetro que contiene el nombre de usuario.  Dicho descriptor debe indicar el nombre de tabla, el campo de búsqueda, el campo a mostrar, alguna condición si es requerida y el orden de visualización si se trata de una lista.  El sistema estructura dinámicamente la sentencia SQL.
2. Para actualizar datos, se debe crear una alerta (timer) del tipo: Ejecutar.  Allí se debe incluir el código SQL para actualización de la tabla a partir de los datos del formulario; finalmente se debe asociar dicha alerta al proceso mediante un disparador.

Es una funcionalidad que permite asignar al motor al motor de workflow ejecutar una tarea cuando se responde una etapa de proceso.  Puede ser de varios tipos, los más usados son:

• Condición: para disparar un árbol de decisión
• Subproceso: para invocar un subproceso
• Ejecuta: para ejecutar un código previamente incluido en el disparador 

Una regla de reparto indica el funcionario al cual debe asignarse una etapa.  Usualmente contiene una condición de asignación. Cuando se selecciona un funcionario directamente en un formulario de captura, se le llama Regla de Reparto Dinámica. 

Es una etapa que se ejecuta sin intervención humana.  Se usa para realizar operaciones de actualización de datos o para el manejo de etapas paralelas.

Los tiempo de duración de usan para calcular la fecha y hora límite de vencimiento de una etapa o un proceso completo.  Se calcula en horas o en días. Si este tiempo de duración es variable, se debe indicar el campo de formulario que contiene el valor de dicho tiempo.  A esta funcionalidad se le llama tiempo de duración dinámico.

Los turnos permiten indicar los días y horas hábiles de la semana.  En una misma organización pueden manejar varios turnos; por ejemplo, algunas sucursales trabajan horario extendido o el día sábado y otras no.  Teniendo en cuenta que la ejecución de una alarma se calcula en el tiempo, debe asignarse un turno.

Un valor por default permite asignar un valor precargado en un campo de captura.  Se pueden asignar mediante:

• Descriptor, para traer un dato a partir de consulta a una tabla. 
• Id del dato, si referencia una lista de datos.   
• Un valor propiamente dicho, para precargar por ejemplo el nombre de una ciudad.
• Nombre de funciones predefinidas, por ejemplo datosistema(fecha) trae la fecha actual, datosistema(fechahora) trae la fecha y hora actual, UserLogged trae el Id del usuario logueado, etc.

Sí.  Se puede integrar en 2 casos:

1. Consumir un web service para cargar datos en un Formulario de Captura, mediante un descriptor.
2. Consumir un web service para ejecutar una función especificada, después de responder una etapa de proceso.  Se requiere configurar el consumo del web service, crearle un Timer (alerta) del tipo Web Service y ejecutar dicho Timer mediante un Disparador.

Mediante la opción de menú Consultar Proceso, puede buscar o filtrar los procesos.  El informe muestra todos los datos y documentos asociados a dicho proceso. Entre los datos puede visualizar los funcionarios, fechas límite de proceso y de etapas, fechas de respuesta, estados, todos los parámetros, etc.

Sí.  Un funcionario puede colocar notas a una instancia de proceso, si tiene el rol asignado al proceso para realizar Monitorización.  Si tiene este privilegio, en la opción de Consulta de Procesos, se habilitará una opción para crear notas.

Por supuesto.  Existen varios monitores para ello.  Específicamente el Monitor de Proceso, visualiza información variada para la toma de decisiones.  El Monitor de Seguridad permite hacer investigación forense de datos. El Monitor de Acceso, permite consular el acceso al sistema de los funcionarios y sus localizaciones IP.  El Monitor de Alarmas, permite visualizar la ejecución de las alarmas pendientes por ejecutarse.

Sí.  Permite crear tablas y sus datos, mediante la funcionalidad de Subir XML en la opción de menú: Utilitarios / Interoperabilidad / Subir XML. Opcionalmente se pueden subir datos a partir de archivos XLS.   El formato del archivo xml debe ser:

Recuerde poner los «<» respectivos al inicio de cada etiqueta.

?xml version=»1.0″ encoding=»utf-8″?>
pma_xml_export version=»1.0″>
    database name=»Nombre Base de Datos»>
        table name=»Nombre Tabla»>
        column name=»Columna 1″>Valor 1
        column name=»Columna 2″>Valor 2
        column name=»Columna n»>Valor n
        /table>
    /database>
/pma_xml_export>

Los consecutivos de radicación pueden configurarse de forma variada, así:

• Un consecutivo único de radicación con o sin reinicio anualmente
• Consecutivos independientes por cada tramite con o sin reinicio anualmente
• Consecutivo único para Tramites de Entrada con reinicio anualmente
• Consecutivo único para Tramites de Salida con reinicio anualmente
• Consecutivo único para Tramites Internos con reinicio anualmente

Sí.  Se debe configurar mediante opción de menú: Utilitarios / Instanciar email.  El sistema consulta la bandeja de entrada del correo (Microsoft) especificado en la configuración.  Por cada correo nuevo se creará una nueva instancia del proceso especificado en la configuración.