DIGIFILE Workflow® PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS.
Este sistema permite a algunos funcionarios de la entidad radicar solicitudes de préstamos de documentos, en físico o en formato pdf, que se encuentran en Archivo de Gestión, Archivo Central o Archivo Histórico. Al radicar, solicita la justificación del préstamo, el tiempo que requiere el documento (si es físico) y permite adjuntar documentos soporte de la solicitud de préstamo.
El sistema controla todas las etapas del proceso; desde la aprobación de la solicitud, la localización del documento, el envío por mail o la entrega física del documento con su correspondiente control de devolución, según el caso.
DIGIFILE Workflow® COMISIONES Y VIÁTICOS.
El sistema permite a los funcionarios radicar la solicitud de Comisión de Servicios o Viáticos; permite adjuntar documentación pertinente y/o escanear directamente. El sistema realiza la liquidación según la Tabla de Viáticos nacional e internacional. Se tiene en cuenta una asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.
Controla los procesos de validación y aprobación de las dependencia vinculadas, desde el jefe inmediato hasta el máximo nivel. El proceso integra la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Registro Presupuestal de Compromisos, genera el documento PDF firmado de Resolución de Aprobación o Negación, la solicitud de Orden de Pago, el Comprobante de Egreso, etc.
DIGIFILE Workflow® CESANTÍAS.
El sistema permite a los funcionarios radicar la solicitud de pago parcial o definitivo de sus cesantías; así mismo permite adjuntar la documentación pertinente (Fotocopia Cédula de Ciudadanía, Certificado de Sueldo y Tiempo de Servicio, Paz y Salvo del almacén, Acta de Posesión, Decreto de Nombramiento, Decreto de retiro, Certificado de Libertad y Tradición, Constancia de estudio) y/o escanear directamente.
El sistema enruta la solicitud para validar la documentación adjuntada, liquidar las cesantías. Controla todas las etapas hasta el egreso en Tesorería si es el caso.
DIGIFILE Workflow® VACACIONES.
El sistema permite a los funcionarios radicar solicitudes para estos 3 casos:
- Disfrute de Vacaciones
- Aplazamiento de Vacaciones
- Compensación en dinero de Vacaciones
Opcionalmente permite al funcionario adjuntar archivos y/o escanear directamente.
El sistema enruta la solicitud a los funcionarios pertinentes conforme sea el caso y controla el flujo hasta la finalización del proceso.
