FUID - Formato Único de Inventario Documental
¿Qué es el FUID?
El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es el instrumento establecido por el Archivo General de la Nación en Colombia para registrar, describir y transferir expedientes documentales entre archivos de gestión, central e histórico. Facilita el control, trazabilidad y recuperación de la documentación.
Contenido y estructura del FUID
- Código de expediente
- Nombre del proceso o trámite
- Dependencia productora
- Rango de fechas
- Tipo documental y TRD asociada
- Soporte (físico, electrónico, mixto)
- Estado del expediente y ubicación
- Metadatos técnicos y de autenticidad si aplica (PREMIS, Dublin Core)
Instrumento clave para la transferencia documental y el control de archivos
¿Cuándo se utiliza?
Se emplea durante las transferencias documentales primarias y secundarias, así como en procesos de disposición final o depuración de archivos. También es utilizado en procesos de inspección o auditoría archivística.
Implementación en DIGIFILE
DIGIFILE permite generar automáticamente el FUID con base en los metadatos registrados durante el ciclo de vida del expediente. Se incluyen tanto documentos físicos como electrónicos, permitiendo búsquedas, filtros, control de ubicación física y exportación en formato oficial del AGN.
El Formato Único de Inventario Documental (FUID): Función, Obligación y Alineación con el AGN
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Flujo Automatizado de Digitalización con Metadatos, TRD y FUID desde la Web
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Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Implementación de un SGDEA
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental
Videos
DIGIFILE SGDEA – Plataforma para la Gestión Documental Electrónica
DIGIFILE BPM y SGDEA | Tecnología para Automatizar Procesos Documentales