Cumplir con MoReq en un SGDEA
¿Cómo implementar MoReq en un SGDEA?
Implementar MoReq en un SGDEA implica adoptar los 8 agrupamientos funcionales del modelo europeo como referencia técnica. Cada agrupamiento guía el diseño de módulos, controles, reglas de retención y preservación, interoperabilidad, seguridad, gestión de metadatos y trazabilidad documental.
Agrupamientos de Requisitos MoReq
- Control de acceso y seguridad
- Captura de documentos
- Clasificación y organización
- Retención y disposición
- Auditoría y trazabilidad
- Preservación digital
- Interoperabilidad
- Gestión de metadatos
Guía práctica para implementar un SGDEA conforme a MoReq
Adopción en Colombia
En 2019, el Archivo General de la Nación (AGN) publicó una guía técnica que adopta los lineamientos de MoReq como referencia para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos en entidades públicas colombianas. Esta adopción refuerza el marco normativo nacional y promueve buenas prácticas en gestión documental.
Implementación práctica en DIGIFILE SGDEA
DIGIFILE permite parametrizar cada uno de los requisitos definidos por MoReq. Desde la definición de reglas de acceso, captura documental, control de retención, clasificación basada en TRD, hasta la auditoría, preservación digital y exportación interoperable de documentos. El sistema traduce los requisitos MoReq en funcionalidades operativas listas para su despliegue institucional.
Requisitos destacados por agrupamiento MoReq
1. Control de acceso y seguridad
- Definición de roles y permisos por nivel de acceso.
- Autenticación fuerte y trazabilidad de acciones por usuario.
- Protección contra accesos no autorizados y modificaciones indebidas.
2. Captura de documentos
- Captura automatizada desde escáneres, correos o sistemas externos.
- Asociación de metadatos obligatorios durante la captura.
- Registro de la fuente, fecha de recepción y autenticidad del documento.
3. Clasificación y organización
- Asignación a la estructura de la TRD y cuadro de clasificación documental.
- Creación automática de expedientes electrónicos.
- Jerarquía de carpetas y series/subseries documentales.
4. Retención y disposición
- Configuración de tiempos de retención por tipo documental.
- Alertas de transferencia y disposición final.
- Soporte para selección, eliminación o conservación permanente.
5. Auditoría y trazabilidad
- Registro completo de eventos: acceso, modificación, consulta, firma.
- Reportes de auditoría exportables.
- Verificación de integridad mediante hash y controles de cambio.
6. Preservación digital
- Conformación de AIP y estructura de almacenamiento preservable.
- Control de formatos y migración preventiva.
- Redundancia y respaldo de largo plazo.
7. Interoperabilidad
- Exposición y consumo de servicios API RESTful.
- Estándares de intercambio como XML, JSON y PDF/A.
- Integración con otras plataformas del Estado y sistemas institucionales.
8. Gestión de metadatos
- Soporte para esquemas Dublin Core, PREMIS y metadatos personalizados.
- Consistencia en la captura, edición y exportación de metadatos.
- Validaciones automáticas y herencia de metadatos a nivel expediente.
Requisitos Funcionales MoReq para Sistemas SGDEA: Aplicación Práctica y Control de Cumplimiento
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Implementación Progresiva del Estándar MoReq en Entornos Institucionales: Estrategias Técnicas y Prioridades Funcionales
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MoReq: Fundamentos, Evolución y Estructura del Modelo Europeo de Gestión de Documentos Electrónicos
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Demostrar Cumplimiento MoReq: Evidencias, Pruebas Funcionales y Ventajas Competitivas en Licitaciones
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Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Implementación de un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental