Asignación Automática de TRD
¿Qué es la asignación automática de TRD?
La asignación automática de TRD (Tabla de Retención Documental) consiste en aplicar la clasificación documental correcta a los documentos generados o recibidos, sin intervención manual, en función del tipo documental, el proceso y la actuación.
Esta funcionalidad asegura que cada documento tenga su serie y subserie asignada desde el momento oportuno del flujo, garantizando cumplimiento legal y eficiencia operativa.
Beneficios para su entidad
- Elimina errores de clasificación documental manual.
- Garantiza cumplimiento con la normatividad del AGN.
- Agiliza procesos masivos y mejora la trazabilidad archivística.
- Permite auditorías documentales más eficientes.
Clasificación documental precisa, oportuna y conforme a la normatividad archivística
¿Cómo lo hace DIGIFILE?
En DIGIFILE SGDEA, la TRD se predefine directamente en el editor de procesos, asociándola a tareas específicas dentro del flujo. Esta asignación puede realizarse en una tarea distinta a la radicación, por ejemplo, en una etapa posterior o automática, permitiendo que tareas de atención al público no se vean afectadas en tiempo de respuesta.
- Configuración de la TRD por tipo documental, proceso y actuación.
- Asignación automática al importar, escanear o adjuntar documentos.
- Independencia de la tarea de radicación, según la lógica del proceso.
- Visibilidad inmediata de la TRD dentro del expediente electrónico.
Casos de uso
- Ventanilla única con TRD aplicada automáticamente sin afectar la atención.
- Clasificación de contratos según tipología y etapa.
- Asignación masiva de TRD a documentos importados por lote.
Automatización de la Clasificación Archivística: Asignación Inteligente de TRD en DIGIFILE SGDEA
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Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Implementación de un SGDEA
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental