Cumplir con el Documento Electrónico de Archivo (DEA)
¿Qué es el DEA?
El Documento Electrónico de Archivo (DEA) es una representación digital de información producida o recibida por una entidad pública o privada, que posee valor jurídico, administrativo, probatorio o histórico. Cumple con características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, y está vinculado a un sistema de gestión documental conforme a la normatividad vigente.
Requisitos funcionales del sistema
- Captura estructurada de metadatos obligatorios (Dublin Core, PREMIS, etc.).
- Asociación del DEA a procesos BPM y estructura de archivo (TRD).
- Controles de integridad, autenticidad y firma digital.
- Gestión del ciclo de vida: acceso, transferencia, disposición final y conservación.
Requisitos y pasos prácticos para implementar el DEA en su SGDEA con DIGIFILE
Normatividad relacionada
- Acuerdo 004 de 2019 – AGN: Define el concepto de DEA y su implementación en el SGDEA.
- Decreto 1080 de 2015: Reglamentación del sector cultura, incluye normas sobre archivos electrónicos.
- Acuerdo 001 de 2024 – AGN: Actualizaciones sobre digitalización y conservación de documentos.
Implementación del DEA en DIGIFILE SGDEA
Con DIGIFILE, los DEA se gestionan de forma nativa dentro de procesos o flujos documentales. El sistema permite parametrizar los tipos documentales, adjuntar metadatos obligatorios, asegurar trazabilidad, generar automáticamente el FUID, aplicar firma digital, controlar el acceso, y cumplir con los ciclos de archivo exigidos por el AGN.
Gestión del Documento Electrónico de Archivo (DEA) con DIGIFILE SGDEA y BPM
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Validez Probatoria y Garantía de Autenticidad del Documento Electrónico de Archivo (DEA)
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¿Qué convierte a un documento digital en un Documento Electrónico de Archivo (DEA)?
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Requisitos Técnicos y Normativos para el Documento Electrónico de Archivo en Colombia
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Requisitos Técnicos y Normativos del Documento Electrónico de Archivo (DEA)
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Mecanismos Técnicos para Garantizar Autenticidad, Integridad, Fiabilidad, Disponibilidad y Accesibilidad del Documento Electrónico de Archivo (DEA) en DIGIFILE
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Auditoría, Validación Continua y Conservación a Largo Plazo del Documento Electrónico de Archivo (DEA)
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Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Implementación de un SGDEA
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental