digifile TRD
¿Qué es la TRD?
La Tabla de Retención Documental (TRD) es un instrumento archivístico que permite identificar, clasificar y controlar los documentos producidos y recibidos por una entidad, estableciendo los tiempos de permanencia en cada fase del archivo (gestión, central e histórico) y su disposición final. Su adopción es obligatoria para entidades del sector público en Colombia.
Funciones clave de la TRD
- Organiza los documentos de acuerdo con las funciones institucionales.
- Define plazos de conservación y disposición final.
- Facilita procesos de transferencia, eliminación y preservación.
- Optimiza recursos y garantiza cumplimiento legal.
Instrumento archivístico esencial para el control de los documentos en todo su ciclo de vida
Normatividad relacionada
- Acuerdo 042 de 2002 – AGN: Establece lineamientos para la elaboración de la TRD.
- Acuerdo 003 de 2015 – AGN: Regula procesos técnicos de valoración documental.
- Acuerdo 001 de 2024 – AGN: Requiere actualizar la TRD cuando se digitalizan documentos físicos.
TRD en DIGIFILE
DIGIFILE permite la gestión dinámica de la TRD, facilitando su asignación automática a documentos electrónicos dentro de procesos BPM o módulos SGDEA. Incorpora funcionalidades como control de series y subseries, validación de tiempos de retención, integración con el FUID y flujos de transferencia y disposición final automatizados.
Evaluación de Desempeño de los Flujos BPM con el Monitor de Eficiencia de Procesos de DIGIFILE
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Diferencias en la TRD entre Documentos Físicos y Documentos Electrónicos – Impacto y Ajustes según el Acuerdo 001 de 2024
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Preservación Digital desde la Captura con Asignación de TRD: Modelo OAIS aplicado
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Automatización de la Clasificación Archivística: Asignación Inteligente de TRD en DIGIFILE SGDEA
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Exploración Jerárquica de Documentos mediante la TRD: De la Serie a la Llave del Documento
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Flujo Automatizado de Digitalización con Metadatos, TRD y FUID desde la Web
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Motor de Asignación Automática de TRD basado en Metadatos y Reglas de Clasificación
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Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Implementación de un SGDEA
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental
Videos
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