Radicación Automática de Correos
¿Qué es la radicación automática de correos?
La radicación automática de correos en DIGIFILE permite que cualquier mensaje recibido en un buzón institucional se convierta en el punto de partida de una nueva instancia de proceso dentro del sistema. En lugar de generar simplemente un documento, se crea un expediente o trámite completo, al que se adjuntan automáticamente los archivos y metadatos extraídos del correo electrónico.
Ventajas para su entidad
- Disminuye significativamente el tiempo de registro y respuesta inicial.
- No se requiere intervención humana para iniciar el proceso.
- Evita pérdida o duplicidad de correspondencia entrante.
- Facilita el cumplimiento de términos legales para atención de solicitudes.
- Puede adaptarse a cualquier tipo de proceso que se desee disparar por correo.
Transforma correos entrantes en procesos automatizados dentro de la plataforma DIGIFILE
¿Cómo lo hace DIGIFILE?
DIGIFILE SGDEA configura uno o más buzones de correo electrónico desde los cuales puede disparar la creación de instancias de proceso de manera automatizada. La lógica funciona así:
- El sistema monitorea buzones configurados (IMAP/API).
- Al llegar un correo, se analiza el contenido y adjuntos.
- Se crea automáticamente una nueva instancia del proceso definido (ej. PQR, Solicitud de Acceso a la Información, etc.).
- Los documentos adjuntos se integran directamente en dicha instancia.
- Se asignan responsables, se inicia el flujo y se genera trazabilidad completa.
Casos de uso
- Recepción automatizada de derechos de petición o PQRs.
- Activación de trámites ciudadanos sin intermediación manual.
- Recepción de documentos contractuales con ruta de aprobación automática.
- Integración con portales externos para iniciar procesos internos.