Enviar Mails con Archivos Pesados
¿Qué permite esta funcionalidad?
DIGIFILE SGDEA permite a los usuarios enviar documentos por correo electrónico, incluso cuando los archivos adjuntos superan el límite establecido por los servidores de correo.
Cuando se detecta que el tamaño total de los archivos adjuntos excede el valor permitido (parametrizado previamente), el sistema convierte automáticamente los archivos pesados en enlaces de descarga.
¿Cómo funciona?
- El usuario selecciona los archivos y redacta el correo desde la plataforma DIGIFILE.
- El sistema calcula el tamaño total de los archivos adjuntos.
- Si los archivos superan el límite configurado, se generan enlaces seguros de descarga.
- Los archivos que sí cumplen con el límite se envían como adjuntos normales.
- El correo incluye una nota informativa y una clave para acceder a los enlaces.
Una solución segura y eficiente para compartir grandes volúmenes de información desde DIGIFILE
Seguridad del proceso
Cada enlace de descarga generado está protegido con una clave que se incluye en el cuerpo del correo. Esta clave es solicitada antes de permitir la descarga, evitando el acceso por parte de bots o actores no autorizados.
Además, los enlaces tienen una vigencia limitada configurable, reforzando la protección de la información.
Ventajas clave
- Evita bloqueos de envío por límites de tamaño en correos.
- Mejora la experiencia del usuario al automatizar la gestión de archivos grandes.
- Aumenta la seguridad mediante control de acceso por clave.
- Facilita la trazabilidad y control del acceso a los archivos compartidos.
Casos de uso
- Respuesta a PQRS con anexos pesados.
- Envío de resoluciones o informes técnicos extensos.
- Comunicación de archivos voluminosos entre dependencias.