Evitar Solicitar Duplicados
¿Qué establece la Ley Antitrámites?
El Decreto 19 de 2012, conocido como Ley Antitrámites, establece que las entidades del Estado no deben exigir a los ciudadanos documentos que ya reposen en sus archivos y estén vigentes. Esta disposición busca simplificar los trámites administrativos, optimizar los tiempos de atención y eliminar barreras burocráticas innecesarias.
Beneficios de la funcionalidad
- Mejora la experiencia del ciudadano en ventanillas de atención.
- Disminuye la carga documental innecesaria.
- Optimiza los tiempos de radicación y captura.
- Fortalece el cumplimiento normativo y reduce riesgos jurídicos.
Cumplimiento del Decreto 19 de 2012 (Ley Antitrámites)
¿Cómo lo implementa DIGIFILE SGDEA?
DIGIFILE SGDEA incorpora esta funcionalidad de forma automática dentro del flujo de captura o radicación de trámites:
- Permite parametrizar el tiempo de vigencia (en meses) de cada tipo documental.
- Al momento de capturar un nuevo trámite, verifica si el documento ya fue entregado por el ciudadano y aún se encuentra vigente.
- Si es así, el sistema omite la exigencia del documento y habilita la opción de visualizar el archivo previamente suministrado.
- Esta validación se realiza en tiempo real y sin intervención del funcionario.
Casos de uso
- Ventanillas únicas donde se presentan certificados, cédulas o RUT ya entregados.
- Procesos con formularios dinámicos que adaptan la captura según documentos vigentes.
- Trámites internos entre dependencias que comparten expedientes o historiales.
Nota: esta funcionalidad se activa únicamente si el tipo documental cuenta con tiempo de vigencia definido en su parametrización.