Crear una Ventanilla Única de Trámites (VUT)
¿Qué es la VUT?
La Ventanilla Única de Trámites (VUT) es una solución diseñada para facilitar la interacción entre los ciudadanos y las entidades públicas o privadas. Centraliza la recepción de solicitudes, documentos, requerimientos y consultas, permitiendo su clasificación automática y canalización eficiente a los procesos internos correspondientes.
Beneficios
- Diagnóstico institucional: identificar trámites, canales actuales y actores involucrados
- Diseño de formularios inteligentes con validaciones, adjuntos requeridos y responsables
- Modelamiento BPM para la gestión automatizada de las solicitudes
- Pruebas, ajustes y puesta en producción progresiva
Guía para implementar una VUT efectiva en su entidad con DIGIFILE SGDEA/BPM
Configuración técnica y parametrización en DIGIFILE
Desde DIGIFILE se deben parametrizar los formularios digitales, definir validaciones, adjuntos obligatorios, estructura de datos, campos abiertos o estructurados, tareas BPM, responsables por área, niveles de seguridad, integración con el SGDEA y trazabilidad completa de las solicitudes.
Aspectos clave a tener en cuenta
- Clasificación automática de las solicitudes según TRD y tipo de trámite
- Interoperabilidad con sistemas de radicación física y electrónica
- Definición de responsables y control de vencimientos por tipo de solicitud
- Medición de tiempos de atención, generación de reportes y seguimiento de indicadores
Arquitectura y Modelado BPM para Ventanillas Únicas Documentales y de Procesos en DIGIFILE
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Diseño y Operación Técnica de una Ventanilla Única de Trámites Interoperable con SGDEA, BPM y Plataformas Externas
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Integración de la VUT con el SGDEA para Trazabilidad Total y Cumplimiento Normativo en DIGIFILE
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Interoperabilidad de la Ventanilla Única con Plataformas Gubernamentales y Sistemas Legados en DIGIFILE
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Ventanilla Única de Trámites (VUT): Marco Normativo, Principios Funcionales y su Papel en la Transformación Digital del Estado
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Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Implementación de un SGDEA
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental