Cumplir con la Hoja de Ruta del AGN
¿Qué es la Hoja de Ruta del AGN?
La Hoja de Ruta del AGN en el marco de la automatización define un camino práctico y estructurado para que las entidades implementen progresivamente la gestión documental electrónica. Las fases se articulan con el ciclo de vida documental, las normas del AGN, y los procesos institucionales, teniendo en cuenta los avances tecnológicos y la automatización.
Fases de implementación según el AGN
- Planeación: incluye el diagnóstico institucional, identificación de procesos y análisis normativo.
- Preparación: conformación del equipo, desarrollo de la TRD y caracterización documental.
- Implementación: adopción de herramientas tecnológicas, automatización de procesos y control de calidad.
- Seguimiento y evaluación: monitoreo de resultados, indicadores de gestión (KPI) y ajustes de mejora.
Implementación de la Hoja de Ruta del AGN con DIGIFILE SGDEA y BPM
Implementar la hoja de ruta con DIGIFILE
DIGIFILE traduce cada fase de la hoja de ruta en tareas concretas dentro de su ecosistema SGDEA y BPM. Desde la planeación documental con diagnóstico automatizado, la preparación mediante caracterización y TRD, la implementación con formularios digitales y procesos parametrizables, hasta el seguimiento con tableros de control e indicadores. Todo con evidencia electrónica y cumplimiento trazable.
Pilares clave para implementar la Hoja de Ruta del AGN
1. Diagnóstico documental
- Permite conocer el estado actual de la gestión documental y tecnológica.
- Identifica fortalezas, riesgos y procesos susceptibles de automatización.
- Debe incluir aspectos como infraestructura tecnológica, normativa y recursos humanos.
2. Planeación estratégica
- Se recomienda formular un Plan de Implementación progresivo basado en el diagnóstico.
- Establece responsables, cronograma y metas para cada fase de la hoja de ruta.
- Permite articular SGDEA y BPM dentro de un mismo ecosistema institucional.
3. Priorización de procesos
- Es fundamental identificar los procesos documentales de mayor impacto o criticidad.
- Debe tenerse en cuenta la frecuencia, volumen, riesgo y valor jurídico de cada proceso.
- La automatización debe enfocarse en procesos repetitivos, regulados o masivos.
4. Caracterización documental
- Es la base para aplicar la TRD y controlar la producción de documentos electrónicos.
- Debe definir tipos documentales, flujos, soportes, responsables y puntos de captura.
- Facilita la implementación de formularios digitales, reglas de validación y metadatos.
5. Automatización con BPM
- Permite implementar flujos de trabajo dinámicos para trámites y procedimientos documentales.
- Facilita el control de tiempos, responsables y cumplimiento normativo.
- Integra procesos con el SGDEA para capturar el DEA desde el origen.
6. Consolidación del SGDEA
- Debe incorporar módulos de archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
- Integrar funcionalidades de captura, consulta, retención, disposición y preservación.
- Soportar metadatos estructurados y exportación conforme al AGN y MoReq.
7. Control y seguimiento
- Implementar indicadores y tableros de control para verificar el cumplimiento institucional.
- Evaluar los niveles de madurez documental periódicamente.
- Generar reportes de avance para toma de decisiones y auditoría.
8. Cultura y apropiación
- Capacitación permanente del personal en SGDEA, BPM, DEA y TRD.
- Promover la apropiación tecnológica y el cumplimiento normativo transversal.
- Fomentar la mejora continua en los procesos de gestión documental.
Aseguramiento de Cumplimiento Normativo y Estándares Internacionales en Cada Fase de la Hoja de Ruta del AGN
Suscribete a nuestro portal, para descargar este documento
Metodología de Implementación Progresiva del SGDEA basada en la Hoja de Ruta del AGN (aplicada a DIGIFILE)
Suscribete a nuestro portal, para descargar este documento
Control y Medición de Avances en la Implementación del SGDEA según la Hoja de Ruta del AGN
Suscribete a nuestro portal, para descargar este documento
Infografías AGN
Publicaciones AGN
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Implementación de un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental