Descripción General
Este curso tiene como objetivo capacitar a funcionarios, usuarios y administradores de sistemas de gestión documental en el uso del sistema DIGIFILE SGDEA, desde un enfoque básico hasta avanzado. Se estructura en tres niveles: Básico, Intermedio y Avanzado, cada uno con un enfoque pedagógico complementario, adaptado a los distintos perfiles de usuario.
Nivel 1 – Básico
Fundamentos de Gestión Documental Electrónica y Primeros Pasos con DIGIFILE SGDEA.
Duración estimada: 90 minutos
Objetivo general: Introducir los conceptos clave de la gestión documental electrónica y guiar al participante en los primeros pasos para el uso del sistema DIGIFILE SGDEA.
Temario:
- 1. ¿Qué es un SGDEA y por qué es obligatorio en Colombia?
- 2. Fundamentos de gestión documental
- 3. Introducción a DIGIFILE SGDEA
- 4. Primeros pasos en la plataforma
- 5. Preguntas frecuentes y demostración en vivo
Recurso adicional: Guía en PDF de introducción al sistema.
Nivel 2 – Intermedio
Automatiza el Ciclo Documental y Controla tu Archivo con DIGIFILE SGDEA
Duración estimada: 2 horas
Objetivo general: Profundizar en la gestión de expedientes, la aplicación de TRD, los controles archivísticos, y la integración con procesos BPM.
Temario:
- 1. Creación, clasificación y organización de expedientes
- 2. Gestión del archivo de gestión
- 3. Transferencias documentales
- 4. Funcionalidades BPM integradas
- 5. Auditoría y seguridad documental
Actividad complementaria: Simulación de creación de expediente y transferencia primaria.
Nivel 3 – Avanzado
Cumplimiento Normativo, Interoperabilidad y Preservación Digital con DIGIFILE SGDEA
Duración estimada: 2 horas
Objetivo general: Capacitar a los usuarios avanzados en el cumplimiento normativo (MoReq, AGN, MIPG), interoperabilidad institucional y preservación digital según OAIS.
Temario:
- 1. DIGIFILE SGDEA como sistema MoReq-compliant
- 2. Integraciones e interoperabilidad
- 3. Preservación digital a largo plazo
- 4. Reportes, indicadores y cumplimiento MIPG
- 5. Plan de mejora continua del SGDEA
Material extra: Plantilla de autoevaluación de cumplimiento SGDEA.
Complementos Comunes para los Tres Niveles
- Certificado de participación digital.
- Acceso posterior a la grabación.
- Materiales en PDF descargables.
- Encuesta de satisfacción.
- Invitación a próximos webinars o cursos autogestionables