digifile
¿Qué es DIGIFILE SGDEA?
DIGIFILE SGDEA es un sistema especializado en la gestión de documentos electrónicos de archivo, diseñado para cumplir con los estándares del Archivo General de la Nación (AGN), la Ley 594 de 2000 y las normas técnicas colombianas vigentes. Permite organizar, conservar, transferir y disponer documentos con respaldo jurídico y técnico, integrando funcionalidades de captura, clasificación, retención, acceso, transferencia y preservación.
Características clave
- Gestión de documentos físicos y electrónicos en un entorno unificado.
- Control de series y subseries conforme a la TRD y TVD institucional.
- Foliación, indización, metadatos Dublin Core y PREMIS.
- Generación automatizada de FUID y control de ubicación física.
- Transferencias primarias, secundarias y disposición final con validación archivística.
- Control del ciclo de vida documental desde la producción hasta su conservación permanente.
DIGIFILE SGDEA
Gestión integral de documentos electrónicos de archivo conforme a normativa archivística
Beneficios estratégicos
- Garantiza la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
- Cumplimiento legal con las normas del AGN, MinTIC y estándares internacionales (ISO 15489, ISO 14721 OAIS).
- Reducción del riesgo documental y mejora en la toma de decisiones.
- Integración directa con procesos BPM y herramientas de preservación digital.
Casos de uso comunes
- Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico institucional.
- Gestión de expedientes electrónicos y mixtos.
- Soporte a procesos de control interno, peticiones ciudadanas (PQR) y trámites regulatorios.
Arquitectura Técnica del DIGIFILE SGDEA: Seguridad, Trazabilidad y Conservación
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DIGIFILE SGDEA como Plataforma de Control y Automatización Documental
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Implementación de un SGDEA Conforme al Modelo Colombiano de Gestión Documental
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Modelo de Gestión por Expedientes Electrónicos en DIGIFILE SGDEA
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Gobernanza Documental y Preservación a Largo Plazo: Aplicación de Buenas Prácticas con DIGIFILE SGDEA
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DIGIFILE SGDEA como Sistema MoReq-Compliant y Normativo
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Vinculación entre SGDEA y RAG
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Infografías AGN
- Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
- Programa de Gestión Documental - PGD
- Plan Institucional de Archivos - PINAR
- Planeación programa de Gestión Documental- PGD
- Documentos Y Expedientes Electrónicos
- Digitalización Certificada
- Expedientes de Archivo
- Tablas de Retención y Valoración
- Los Archivos y la Ley de Transparencia
- Instrumentos Archivísticos
- Normas técnicas colombianas
- NTC descripción archivística
- Preservación Digital a largo plazo
- Interoperabilidad de Comunicaciones
Publicaciones AGN
- Implementación de un SGDEA
- Modelo de requisitos para un SGDEA
- Guía Técnica Gestión de documentos
- Guía de metadatos
- Guía de descripción de documentos de archivo
- Guía de requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas
- Hoja de ruta automática
- MGDA
- Acuerdo 001 ANEXO 6 Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental
- Acuerdo 001 ANEXO 3 Formato Único de Inventario Documental
Videos
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